Een lezer vroeg me:
Een tijdje geleden ben ik van baan veranderd. Omdat mijn vervanger op het moment van mijn vertrek nog geen email/werkaccount had, heb ik mijn accountgegevens achtergelaten, zodat mijn email gelezen kon worden en mijn bestanden ingezien. Nu zijn we bijna 10 weken verder en mijn account wordt nog steeds actief gebruikt (ik kan dit zien omdat ik zelf nog toegang heb) Na meerdere mails of mijn identiteit niet meer gebruikt kon worden, is er niks veranderd. Mag mijn ex-werkgever dit nog zo doen?
Dit voelt niet helemaal netjes, maar harde regels over of dit mag of niet zijn er helaas niet.
Als iemand uit dienst gaat, is het logisch (en verstandig, securitywise) dat diens accounts worden opgeheven. Alleen, om het werk goed over te kunnen nemen is het ook weer logisch dat het mailadres niet meteen verdwijnt. Dan komen mails van klanten gewoon aan en kan de opvolger hierop reageren. Natuurlijk kun je ook het account vervangen door een “X werkt hier niet meer, neem contact op met Y”-bericht maar dat is minder klantvriendelijk.
Een ander punt is toegang tot de mailbox. Dit kan nodig zijn om die mails van klanten op te vangen, of om in oude mails te zoeken wat er in het verleden is gezegd. (Natuurlijk, dat kan ook in een centraal CRM-systeem of ticketsysteem zitten maar niet elk bedrijf heeft dat.) Daar moeten dan regels over worden gemaakt in het ICT-reglement, zodat de werknemer weet hoe en wanneer de werkgever toegang mag krijgen tot de mailbox.
Overigens is het niet verstandig na uitdiensttreding nog in te loggen op je werkmail. Formeel gesproken mag je daar niet meer zijn, zodat je kunt spreken van computervredebreuk. Ja, ook als je wachtwoord nog niet gewijzigd is. En als er bij het weggaan toch al iets van een arbeidsconflict speelt, dan geef je de werkgever zo een flinke stok om je te slaan.
Arnoud
Kent u onze boekenserie Deskundig en praktisch juridisch advies al? Webwinkels, hosting, software, security en meer!
Het volledige artikel bekijken